TD Assurance s'est associée à Symcor pour moderniser la diffusion des communications d'assurance réglementées. L'objectif consistait à remplacer les processus manuels et paperassiers par une solution numérique sécurisée qui accélère la diffusion, réduit les coûts d'exploitation et renforce la conformité dans l'ensemble de l'écosystème des assureurs et des prêteurs.

Grâce à la Centrale d'assistance aux polices de Symcor, TD Assurance envoie désormais des lettres d'intérêt complémentaires (LIC) rapidement, de façon cohérente et avec une traçabilité d’audit intégrale. Les prêteurs reçoivent ainsi les mises à jour essentielles sans perturbation.

Le défi

Les réglementations fédérales et provinciales exigent que les assureurs informent les prêteurs, tels que les banques, les sociétés de financement automobile et les fournisseurs de crédit-bail, chaque fois qu'une police est modifiée. Cela impliquait que TD Assurance traite et distribue des millions de LIC chaque année, en utilisant des flux de travaux manuels sur support papier.

Ce modèle traditionnel entraînait :

• des coûts d'impression et d'affranchissement élevés;
• une lenteur dans la livraison des mises à jour urgentes;
• un risque opérationnel accru en raison des procédés manuels;
• une traçabilité et une préparation à l'audit limitées.

TD Assurance recherchait une solution numérique sécurisée, conforme et évolutive qui moderniserait la distribution des LIC sans perturber la façon dont les prêteurs recevaient les communications requises.

Les objectifs de modernisation de TD Assurance

TD Assurance avait pour objectif ce qui suit :

• numériser les communications d'assurance réglementées;
• réduire les coûts d'impression et de traitement;
• améliorer l'efficacité opérationnelle des flux de travail entre les assureurs et les prêteurs;
• renforcer la conformité, les rapports et l'auditabilité.

La solution: la Centrale d'assistance aux polices

La Centrale d'assistance aux polices agit comme un intermédiaire numérique sécurisé entre les assureurs et les prêteurs, permettant une livraison centralisée et automatisée des LIC réglementées. Soutenue par l'infrastructure omnicanal de Symcor, la solution détermine intelligemment le mode de livraison optimal – numérique ou physique – en garantissant la rapidité, la précision et une visibilité totale tout au long du cycle de vie des communications.

Son fonctionnement

1. Ingestion sécurisée des LIC: Lorsqu'un changement de police survient, le système de TD Assurance transmet en toute sécurité les données et les métadonnées des LIC à Symcor à des fins de traitement.
2. Livraison automatisée: La Centrale d'assistance aux polices ingère les données et rend les LIC immédiatement accessibles aux prêteurs souscripteurs par l'entremise d'un portail Web sécurisé.
3. Solution d'envoi physique pour les prêteurs non numérisés: Lorsque les prêteurs ne sont pas encore prêts pour le numérique, Symcor imprime et poste les LIC à l'aide de son infrastructure nationale, répondant ainsi à toutes les exigences de livraison.
4. Une expérience sans faille: Toutes les livraisons numériques et physiques sont enregistrées, suivies et conservées dans un portail centralisé, qui offre une visibilité complète aux fins de conformité réglementaire et d'audits internes.

Les résultats

En adoptant la Centrale d'assistance aux polices, TD Assurance a obtenu des améliorations mesurables en termes de coûts, de rapidité, de contrôle opérationnel et de conformité, tout en modernisant les communications entre les assureurs et les prêteurs.

En passant à l'ingestion numérique et à l'automatisation des flux de travail, TD Assurance a réduit le traitement manuel et la dépendance à l'égard de l'impression, pour atteindre les objectifs suivants :

• Des économies de plus de 50 % grâce à la livraison électronique
• Livraison numérique de 220 000 LIC, ce qui a permis d'éliminer environ 460 000 pages imprimées.
• Un moyen d’éliminer des millions de pages de la circulation d'ici 2030

Parallèlement, l'accès numérique centralisé a permis aux prêteurs de récupérer et de rapprocher les LIC en toute sécurité et en temps réel. Les délais d'exécution ont ainsi été améliorés et les problèmes liés aux flux de travail entre les assureurs et les prêteurs ont été réduits.

Des données structurées et des rapports centralisés ont également permis d'améliorer la visibilité au niveau des changements de polices, de l'état des livraisons et de l'exposition globale de l'écosystème. Dans le même temps, des pistes d'audit intégrées ont permis de se conformer aux exigences réglementaires fédérales et provinciales.

Ensemble, ces résultats ont permis de simplifier les flux de travail dans les opérations d'assurance et les communications avec les prêteurs, de renforcer le contrôle de la conformité et de réaliser des économies mesurables.

« Symcor et TD Assurance ont mis au point une solution brillante qui transforme numériquement les processus traditionnels auxquels toutes les compagnies d'assurance sont confrontées aujourd'hui. Plus précisément, la Centrale d'assistance aux polices a modernisé la transmission des documents réglementaires entre les assureurs et les parties intéressées, ce qui a accéléré notre façon de travailler, optimisé l'efficacité de plusieurs équipes opérationnelles, tout en réduisant considérablement nos dépenses d'impression! »
— Sanket Sutaria, directeur principal, Numérisation, automatisation et flux de travaux, TD Assurance

Conclusion

En s'associant à Symcor et en mettant en application la Centrale d'assistance aux polices, TD Assurance a réussi à moderniser un processus réglementaire essentiel. Cette solution a permis d'améliorer la rapidité des livraisons, de réduire les coûts opérationnels et de renforcer la conformité au sein de son vaste réseau de prêteurs.

Cette transformation illustre bien la façon dont les infrastructures de communication modernes et numériques peuvent résoudre les défis existants à grande échelle, pour établir une nouvelle norme en matière de communications d'assurance réglementées au Canada.

Prêt à moderniser les communications d'assurance réglementées?

Solution primée, la Centrale d'assistance aux polices de Symcor aide les assureurs et les prêteurs à évoluer plus rapidement, à réduire les risques et à diminuer les coûts en numérisant la diffusion des communications réglementées – sans compromettre la conformité.

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• Répondre aux mandats réglementaires en toute confiance.
• Réduire les coûts opérationnels et les coûts postaux.
• Obtenir une visibilité au niveau des communications entre assureurs et prêteurs.
• Améliorer l'expérience des parties prenantes.